Як уникнути помилок при оформленні звернення громадянина?
Згідно зі ст.40 Конституції України усі мають право направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, які зобов’язані розглянути звернення і дати обґрунтовану відповідь у встановлений законом строк.
При оформленні звернення громадянами найчастіше допускаються такі помилки:
- неправильно зазначається адресат;
- не зазначається місце проживання;
- не підписується автором;
- неможливо визначити суть порушеного питання;
- від однієї й тієї ж особи до одного і того ж органу (посадової особи) надсилаються повторні звернення з одного і того ж питання, яке вже було вирішено даним органом (посадовою особою) по суті;
- письмове звернення, яке надсилається з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення) не виготовляється за допомогою оргтехніки у вигляді сканованої копії чи фотографії (із відображенням підпису заявника).
Звернення, оформлене з вищезазначеними помилками, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України “Про звернення громадян”.
Як же правильно оформити звернення?
Звернення складається у довільній формі, однак в ньому потрібно вказати:
- Кому адресується звернення (наприклад: ПІБ керівника).
- Від кого (прізвище, ім’я, по батькові, індекс, повна поштова адреса заявника, номер телефону).
- Вид звернення (заява (клопотання), скарга або пропозиція).
- Далі йде загальний текст звернення, де чітко і ясно має бути викладена суть порушеного питання або проблеми, який, як правило, складається за наступною схемою:
- вступна частина, де зазначаються підстава звернення, обставини, які стали причиною для звернення;
- мотивувальна частина, де вказується обґрунтування або основні питання, порушені у зверненні;
- результативна частина, де слід вказати мету звернення і очікуваний результат розгляду звернення;
- далі потрібно навести перелік документів (або копій документів), якщо ви додаєте їх до листа;
- письмове звернення обов’язково підписується особою (особами), що звертається з проставлянням дати подання звернення.
Звернення, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.
Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше ОДНОГО МІСЯЦЯ від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання.
Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін розв'язання питань, порушених у зверненні, не може перевищувати СОРОКА П’ЯТИ ДНІВ.
Джерело: Південне міжрегіональне управління Міністерства юстиції (м. Одеса)