ЗАТВЕРДЖЕНО
                                                                                                                                                         Рішення міської  ради 
 

                                                                                                                                                                           07.02.2014 № 911    

2. Регламент організації роботи виконкому

2.1. Планування роботи виконавчого комітету

 

         2.1.1. Виконавчий комітет  діє  на основі річного комплексного плану роботи з подальшим  квартальним  плануванням.

        2.1.2. Комплексний план роботи на рік та квартальні плани роботи формуються за пропозиціями міського голови, його заступників, членів виконавчого комітету, керівників відділів та управлінь, інших підрозділів виконавчого комітету. Пропозиції до  планів роботи,  погоджені із заступниками міського голови, секретарем виконавчого комітету, подаються керівниками управлінь, відділів та інших підрозділів до сектору  організаційно – кадрової роботи  виконавчого комітету міської ради у строки, передбачені Законом України «Про доступ до публічної інформації».

2.1.3. Сектор організаційно-кадрової роботи виконавчого комітету міської ради  на   основі   поданих   пропозицій   складає проекти комплекс-ного плану роботи на рік та квартальних планів роботи, які візуються заступниками міського голови, секретарем виконавчого комітету,  і подаються з дотриманням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» до загального відділу виконавчого комітету міської ради для опублікування на офіційному веб-сайті міста. Комплексний план роботи виконавчого комітету на рік затверджується на останньому засіданні виконавчого комітету перед початком нового  року, а квартальні плани роботи - на останньому засіданні виконавчого комітету перед початком кварталу.

2.1.4. Квартальний план роботи не пізніше як у п'ятиденний термін після їх затвердження надсилаються сектором організаційно-кадрової роботи виконавчого комітету міської ради всім заступникам міського голови та секретарю виконавчого комітету, які організовують контроль за їх виконанням.

2.1.5. Управління і відділи виконавчого комітету міської ради, інші її виконавчі органи розробляють свої плани роботи, погоджують їх з заступниками міського голови та секретарем міської ради, секретарем виконавчого комітету, які координують їх діяльність, копії планів роботи передаються до сектору організаційно - кадрової роботи виконавчого комітету міської ради. Контроль та відповідальність за виконання цих планів покладається на керівників відділів та управлінь, інших виконавчих органів міської ради.

 

2.2. Організація роботи виконавчого комітету

 

2.2.1. Виконавчий комітет Голопристанської міської ради Хер-сонської області утворюється Голопристанською міською радою Херсонської області на строк її повноважень. Виконавчий комітет міської ради є її виконавчим органом, їй підпорядкованим та підзвітним.

Кількісний склад виконавчого комітету визначається міською радою за пропозицією міського голови. Персональний склад виконавчого комітету затверджується радою за пропозицією міського голови.

Виконавчий комітет міської ради утворюється у складі міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретаря виконавчого комітету, керівників відділів, управлінь, інших виконавчих органів, інших осіб. До складу виконавчого комітету входить за посадою секретар міської ради.

До складу виконавчого комітету не можуть входити депутати міської ради, крім секретаря ради.

Після закінчення повноважень ради виконавчий комітет зберігає пов­новаження до затвердження нового складу виконавчого комітету.

2.2.2. Виконавчий комітет у своїй діяльності керується Конституцією України, Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», іншими законодавчими  актами  України,  а  також здійснює повноваження, делеговані йому державою.

Виконавчий комітет уповноважений:

- розглядати і вирішувати будь-які питання, віднесені законодавством до його   компетенції,   виходячи   з   інтересів   територіальної   громади,   окре-мих її громадян, які проживають на підвідомчій території, з врахуванням інтересів народу України;

сприяти втіленню в життя рішень вищих органів, якщо вони не супере-чать інтересам територіальної громади міста.

Виконавчий  комітет  міської  ради  в  межах  своїх  повноважень приймає рішення.

2.2.3. Основною формою роботи виконавчого комітету є його засі­дання.        

Засідання виконавчого комітету скликаються міським головою, а у разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції - заступником  міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, за потребиале не рідше одного разу на місяць, і є правомочними при наявності більше половини від загального складу виконавчого комітету. Планові засідання виконкому проводяться, як правило, в четвертий четвер місяця.

З метою оперативного або невідкладного вирішення окремих питань життєдіяльності міста та його громадян за відповідним розпорядженням міського голови засідання виконавчого комітету можуть скликатися позачергово і є правомочними при наявності більше половини від загального складу членів виконавчого комітету.

 

2.2.4.    На засіданнях виконавчого комітету головує міський голова, а у разі його відсутності – заступник міського голови, що виконує його обовязки  за окремим розпорядженням.

2.2.5.    На розгляд виконавчого комітету виносяться питання у відповідності з планом роботи. В разі необхідності, з дозволу міського голови, за пропозиціями членів виконавчого комітету, керівників структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради, можуть виноситись питання, не передбачені планом, за наявності  підготовленого   і   погодженого проекту рішення та інших матеріалів з дотриманням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».

2.2.6.     Порядок денний чергового засідання виконавчого комітету із зазначен­ням доповідачів, співдоповідачів (відповідальних за підготовку питань) готується загальним відділом і вноситься секретарем виконавчого комітету для погод­ження міському голові, після чого розсилається загальним відділом членам виконавчого комітету, безпосереднім  виконавцям, зацікавленим  підприємствам, установам  і організаціям.

 2.2.7. Особи, відповідальні за підготовку питань на засідання виконавчого комітету, а також структурні підрозділи виконавчого комітету міської ради, інші організації і установи, що подають проекти рішень виконкому, зобов'язані  погодити їх з відповідними керівниками відділів, управлінь, служб виконавчого комітету міської ради, а також з юридичною службою міської ради на відповід-ність їх законодавству.

Матеріали на розгляд виконавчого комітету (проекти рішень) оформляються в паперовому та електронному вигляді та подаються до загального відділу з дотриманням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» до засідання виконавчого комітету.

2.2.8. Після погодження секретарем виконавчого комітету проекти рішень друкуються для їх розгляду на засіданні виконавчого комітету тиражем, визначеним секретарем виконавчого комітету.

Віддруковані проекти рішень для розгляду на засіданні виконавчого комітету візуються виконавцями, особами, відповідальними за їх підготовку, управліннями, відділами, службами виконавчого комітету міської ради, що подають проекти рішень, а також обов'язково юридичною службою, секретарем виконавчого комітету  і подаються міському голові не пізніше як за три дні до засідання.

2.2.9. Проекти рішень першими візують посадові особи юридичної служби, заступники міського голови відповідно до розподілу обов'язківпотім його візують відповідні керівники структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради, які мають відношення до нього, секретар виконавчого комітету. Насамкінець проект рішення візує посадова особа, що готувала документ.

2.2.10. У випадку, коли підпис ставить особа, що виконує обов’язки замість відсутнього працівника – обов’язково зазначається посада і прізвище того, хто підписує документ.Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставлянням косої риски перед найменуванням посади.

 2.2.11. Візується та підписується тільки оригінал рішення.  Примірники рішень засвідчуються печаткою загального відділу виконавчого комітету Голопристанської  міської ради.

2.2.12. Всю роботу, пов’язану з підготовкою рішення забезпечують виключно працівники того структурного підрозділу, який відповідальний за підготовку рішення. Передача проекту рішення стороннім особам забороняється.

 2.2.13. При наявності розбіжностей подаються письмові висновки заці-кавлених управлінь, відділів, установ і організацій.

Наявні розбіжності до внесення проекту рішення на обговорення виконавчого комітету повинні бути обов'язково розглянуті заступниками міського голови або секретарем виконавчого комітету у відповідності з розподілом обов'язків за участю служб, які мають заперечення.

2.2.14. Завізовані та погоджені  проекти  рішень з повним пакетом документів подаються секретарю виконавчого комітету до засідання виконавчого комітету з дотриманням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації». До проекту  рішення  додаються: коротка довідка по суті  питання,  прізвище, імя, по батькові доповідача, спискизапрошених осіб та перелік організацій, яким необхідно надіслати рішення після його прийняття. В проекті рішення обов'язково вказується особа, на яку покладено контроль за його виконанням.

  2.2.15. Відразу після завершення візування проекту рішення виконавець з дотриманням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» подає його до загального відділу виконавчого комітету міської ради одночасно в паперовому та електронному вигляді. Структурні підрозділи виконавчого комітету міської ради можуть направляти електронний варіант проекту рішення на електронну адресу міської ради ( gopri@online.ua).

Тема електронного листа повинна містити посилання на виконавчий комітет і назву рішення. Рішення, а також всі додатки, зображення, таблиці, та інші матеріали є одним файлом з розширенням «.doc» або «.docx». Назва файлу повторює заголовок до рішення.

2.2.16.      Проекти рішень, інші документи, які не були подані у вказаний термін,   можуть   бути   включені  до   порядку  денного   засідання   виконавчого комітету  увинятковому порядку лише з дозволу міського голови або, у разі його відсутності,  посадової особи, яка виконує його обовязки.

         2.2.17. Запрошення на засідання виконавчого комітету доповідачів і співдоповідачів у відповідності зі списками, доданими до проектів рішень, забезпечують особи, які готували те чи інше питання, з подальшим інформуванням про це завідувача сектору організаційно-кадрової роботи виконавчого комітету міської ради.

  Сектор організаційно-кадрової роботи запрошує членів виконавчого комітету на засідання і повідомляє їх про порядок денний засідання.  

2.2.18. Організацію  проведення засідань виконавчого комітету забезпечують спільно сектор організаційно-кадрової роботи та  загальний відділ виконавчого комітету міської ради відповідно до їх повноважень.

2.2.19. Доповідачам з основних питань надається, як правило, до 15 хвилин, співдоповідачам - до 10 хвилин, виступаючим - до 5 хв.

           2.2.20. Рішення  виконавчого комітету  приймаються на його засіданні більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету.

2.2.21. Рішення, прийняті на засіданні виконавчого комітету, підписуються міським головою безпосередньо на засіданні, а в разі необхідності доопрацювання зурахуванням зауважень і пропозицій, висловлених на засіданні,  загальний відділ передає ці рішення особам, які їх готували, або тим, кому це доручено, для оформлення з наступним візуванням виконавцями, юридичною службою, секретарем виконавчого комітету і подаються на підпис міському голові наступного дня, а у виняткових випадках - в строк, установлений для доопрацювання. Окремі думки членів виконавчого комітету під час засідання заносяться до протоколу.

Додатки до рішення підписує секретар виконавчого комітету, у разі його відсутності – посадова особа, що виконує його обов’язки.

2.2.22. Після засідання виконавчого комітету секретар виконавчого комітету упродовж 3-х днів реєструє рішення шляхом присвоєння йому дати та номеру, а також організовує всю роботу пов’язану з доопрацюванням рішень. Датою рішення є дата його прийняття. Номер є реєстраційним і присвоюється в порядку зростання.

2.2.23. Не пізніше 5-ти робочих днів після підписання рішення в електронному вигляді надсилається (надається) до загального відділу виконавчого комітету міської ради для його оприлюднення.

2.2.24. До прийнятого рішення відповідальний за підготовку проекту додає лист розсилки. В ньому зазначається перелік установ, яким необхідно направити це рішення. Окремо зазначається внутрішнє та зовнішнє розсилання. В перелік зовнішньої розсилки включаються організації та особи, яких стосується прийняте рішення. Далі, за потреби,зазначається, де зберігаються документи, які є підставою для прийняття рішення. Лист розсилки візує керівник підрозділу, що його готував.

2.2.25. Якщо перелік адресатів, яким необхідно направити рішення незначний (до 5 адресатів - структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради), інформація про розсилку може друкуватися на звороті останнього аркуша проекту рішення після переліку для візування. Коли адресатів багато – лист розсилки необхідно  готувати на окремому аркуші.

За повноту і правильність складання розсилки відповідає керівник структурного підрозділу, що готував рішення.

2.2.26. На засіданні виконавчого комітету секретар виконавчого комітету веде протокол, який після його підготовки підписує головуючий на засіданні та секретар виконавчого комітету.

2.2.27. Оригінали протоколів, рішень з додатками комплектуються у справи в хронологічному порядку, засвідчуються гербовою печаткою і зберігаються у загальному відділі впродовж 5 років, після чого передаються на зберігання архівному відділу.

2.2.28. Всі рішення виконавчого комітету міської ради та розпорядження міського голови містять пункт про відповідального за контроль за виконанням цих розпорядчих документів, як правило, заступника міського голови.

         2.2.29. Копії протоколів засідань виконкому не пізніше як у 20-денний термін надсилаються Херсонській обласній державній адміністрації.

 

3Особливості погодження та внесення на розгляд виконавчого комітету проектів регуляторних актів

 

3.1. Органом, який забезпечує реалізацію державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності (відповідальним структурним підрозділом) є  сектор з питань юридичної роботи виконавчого комітету міської ради (надалі в тексті цього розділу – Сектор).

3.2. Проекти рішень, які встановлюють, змінюють чи скасовують норми права; застосовуються неодноразово та щодо невизначеного кола осіб; окремі положення яких спрямовані на правове регулювання господарських відносин, а також адміністративних відносин між регуляторними органами або іншими органами державної влади та суб'єктами господарювання – є такими, що містять ознаки регуляторного акту.

3.3. Робота з підготовки проектів регуляторних актів відбувається відповідно до плану, затвердженого рішенням міської ради. Плани діяльності з підготовки структурними підрозділами міської ради проектів регуляторних актів на наступний календарний рік затверджуються не пізніше 15 грудня поточного року. План діяльності з підготовки проектів регуляторних актів повинен містити визначення видів і назв проектів, цілей їх прийняття, строків підготовки проектів, найменування структурних підрозділів та підрозділів, відповідальних за розроблення проектів регуляторних актів.

3.4. Затверджені плани діяльності виконавчих органів ради з підготовки проектів регуляторних актів, а також зміни до них оприлюднюються в порядку, встановленому чинним законодавством Українине пізніше як у десятиденний строк після їх затвердження.

3.5. Проекти рішень виконавчого комітету, що містять ознаки регуляторного акту, розробник узгоджує з Сектором.

3.6. Сектор протягом двох робочих днів погоджує проект (якщо він не є регуляторним актом) або надає висновок щодо необхідності проведення регуляторної процедури, визначеної Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності» (надалі в тексті цього розділу – Закон).

3.7. Після отримання висновку щодо необхідності проведення регуляторної процедури розробник готує проект рішення про внесення змін до плану діяльності з підготовкирегуляторних актів.

3.8. У випадку порушення чи невиконання умов, визначених Закономвиконавчий комітет приймає рішення щодо порушення процедури. Проект рішення повертається розробнику на доопрацювання із зазначенням переліку зауважень та дій, необхідних для їх усунення.

3.9. Проект рішення, регуляторна процедура щодо якого проведена в повному обсязі, узгоджується керівником структурного підрозділу - розробником акту, завідувачем Сектору.

 

4. Загальні вимоги до організації роботи з документами у виконавчому комітеті, порядок роботи з електронною поштоюта правила оформлення доручень

 

4.1. Основною вимогою ведення діловодства у виконавчому комітеті та інших виконавчих органах Голопристанської міської ради є дотримання єдиного порядку оформлення і роботи з документами, скорочення кількості документів, електронізація діловодних процесів.

4.2. Діловодство здійснюється за правилом організаційної єдності, тобто місце реєстрації вхідної кореспонденції є місцем, де можна прослідкувати весь подальший рух документа та результатів його розгляду.

4.3. Робоча переписка між структурними підрозділами з питань поточної діяльності, обмін оперативною інформацією, попереднє опрацювання проектів документів, здійснюється як в паперовому, так і в електронному вигляді за допомогою електронної пошти та єдиної інформаційно-програмної системи місцевих органів влади СОД - 2.0.

4.4. Відповідальний працівник загального відділу та відповідальні працівники самостійних структурних підрозділів виконавчого комітету зобов’язані щоденно, як мінімум тричі впродовж дня, перевірити наявність електронної пошти та документів, отриманих у електронному вигляді через єдину інформаційно-програмну систему місцевих органів влади СОД - 2.0.

4.5. Опрацювання поштових повідомлень, які надходять до офіційної скриньки Голопристанської міської ради та її виконавчого комітету (отримання повідомлень, здійснення їх попереднього розгляду, пересилання за потреби іншому адресату, друк, реєстрація) здійснює загальний відділ виконавчого комітету.

4.6. Опрацювання поштових повідомлень, що надходять на адреси офіційних скриньок структурних підрозділів (отримання повідомлень, здійснення їх попереднього розгляду, пересилання за потреби на адреси особових скриньок працівників відповідного підрозділу, друк, реєстрація) здійснюється особами, окремо визначеними керівниками цих підрозділів.

4.7. Бази даних внутрішніх (посадових осіб, чиї робочі місця розташовані в межах приміщення по вул. 1 Травня, 14) і зовнішніх (тих, чиї робочі місця розташовані за межами зазначеного приміщення) користувачів електронної пошти та єдиної інформаційно-програмної системи місцевих органів влади СОД - 2.0 підтримуються в актуальному стані на підставі даних, які надають керівники структурних підрозділів.

4.8. Під час роботи з електронною поштою та єдиною інформаційно-програмною системою місцевих органів влади СОД - 2.0 всі користувачі зобов’язані дотримуватись культури спілкування. Крім електронної адреси поштової скриньки заповнюється поле «Від кого», де зазначаються прізвище, ім’я, по батькові особи або назва підрозділу, від імені якого відправляються листи. Для листування в межах України поле заповнюється українською мовою.

Неприпустимим є надсилання повідомлень без зазначення теми. Тема повинна розкривати зміст повідомлення. Якщо повідомлення містить кілька тем або кілька не пов’язаних між собою вкладених файлів, створюються кілька електронних листів з різними темамиВсі листи повинні мати підпис.

4.9. Доручення міського голови оформляє завідувач сектору організаційно-кадрової роботи виконавчого комітету.

4.10. Посадова особа, що отримала доручення, є особою, відповідальною за його виконання. У разі отримання доручення декількома особами, відповідальним виконавцем є особа, зазначена першою.

4.11. У разі необхідності залучити до виконання доручення інших працівників, відповідальний виконавець може доручити роботу з виконання доручення шляхом пересилання завдання визначеному ним співвиконавцю або іншому структурному підрозділу. Але звітує про виконання доручення – відповідальний виконавець.

4.12. У разі необхідності залучити до виконання доручень працівників з інших структурних підрозділів виконавчого комітету – відповідальний виконавець погоджує це зкерівниками відповідних структурних підрозділів. Керівник зобов’язаний протягом цього ж дня прийняти рішення про призначення співвиконавця доручення.

4.13. Відповідальний виконавець має право скликати інших виконавців, координувати їх роботу, вимагати від них необхідну інформацію, встановлювати термін її надання. Співвиконавці несуть персональну відповідальність за якість та своєчасність виконуваної ними роботи.

4.14У такому ж порядку здійснюється спільне виконання інших документів, розгляд звернень громадян, тощо.

4.15. Про причини неможливості виконання доручення, або про необхідність відтермінувати виконання доручення, відповідальний виконавець інформує сектор організаційно-кадрової роботи або (та) відповідного керівника.

4.16. Усі доручення беруться до безумовного виконання з моменту їх отримання. Термін виконання (продовження строків виконання) доручення встановлює особа, яка його надає. У разі потреби відповідальний виконавець (співвиконавець) може ставити питання про уточнення змісту та строків доручення особі, яка його надала (відповідальному виконавцю). Запит (службова записка) про це має бути надісланий негайно після отримання доручення і підлягає розгляду в цей же робочий день, а у разі терміновості доручення – негайно. Уточнення або підтвердження змісту та строків виконання доручення зазначається на документі посадовою особою, яка його надала, фіксується сектором організаційно-кадрової роботи та надсилається відповідальному виконавцю (співвиконавцю) в порядку, встановленому для доручення.

4.17. У разі, якщо доручення буде підставою для підготовки рішення виконавчого комітету, міської ради (і т. ін.), доручення можуть бути оформлені на бланку, в друкованому вигляді, зі  створенням усіх реквізитів документа.

4.18. Доручення міського голови та документи про їх виконання формуються у справи в хронологічному порядку, зберігаються у секторі організаційно-кадрової роботи виконавчого комітету 5 років, потім передаються на постійне зберігання архівному відділу.

 

5. Підготовка і видання розпоряджень міського голови

 

5.1.   Розпорядження міського голови видається міським головою в межах повноважень, визначених статтею 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».

Розпорядження міського голови видаються з питань, які не потребують колегіального обговорення. Вони підписуються міським головою, а в його відсутність – заступником міського голови, що виконує його обов'язки.

За змістом розпорядження міського голови поділяються на розпо-рядження :

- з основної діяльності;

- з особового складу;

- про відрядження;

- про відпустки.

5.2. Загальні правила підготовки та роботи з розпорядженнями ті ж, що і правила підготовки рішень виконавчого комітету міської ради. Проекти розпоряджень та додатки до них готують відповідні структурні підрозділи виконавчого комітету з питань, що належать до їх відання.

5.3. Розпорядження друкуються на бланках встановленого зразка, повинні мати заголовки, що коротко і точно відображають їх зміст, юридичні підстави, преамбулу і розпорядчу частини, можуть мати додатки.

5.4. У розпорядженні зазначається зміст розпорядчої дії, конкретні строки виконання завдань, відповідальні за виконання та контроль.

5.5.   Проект   розпорядження   має   бути   завізований   керівниками   всіх зацікавлених відділів, управлінь, служб виконавчого комітету, особами, що його готували, юридичною службою,    при   необхідності   -   заступником   міського    голови   і   обов'язково секретарем виконавчого комітету.

5.6.   Проекти розпоряджень міського голови, що стосуються організації підготовки сесії міської ради, питань, що виносяться на її розгляд, обов'язково візуються секретарем міської ради.

5.7. При  наявності розбіжностей до  проекту розпорядження до нього додаються письмові висновки осіб, які не згідні з окремими пунктами проекту або  з  проектом  в  цілому.   Проекти  розпоряджень,   що містять  розбіжності, погоджуються у тому ж порядку, що й рішення виконавчого комітету.

5.8.   Розпорядження і додатки до нього підписує міський голова, у разі його відсутності – заступник міського голови, що виконує його обов’язки.

5.9. Підписані розпорядження з основної діяльності реєструються загальним відділом виконавчого комітету міської ради, а з особового складу, про відрядження та відпустки – сектором організаційно-кадрової роботи виконавчого комітету міської ради.  Датою реєстрації розпорядження є дата його підписання. Номери присвоюються в порядку зростання.

5.10. Правила розсилки розпоряджень міського голови ті ж, що й для рішень виконавчого комітету міської ради.

          5.11. Копії    розпоряджень    міського    голови    з    питань    здійснення делегованих    повноважень    надсилаються Херсонській    обласній    державній адміністрації в 10-ти денний термін з дня їх прийняття.

 

6. Організація взаємодії з вищими органами державної виконавчої влади, державними органами та органами місцевогосамоврядування усіх рівнів, підприємствами, організаціями, установами і населенням міста

 

6.1. Загальні засади

 

6.1.1. Взаємодія здійснюється керівництвом, управліннями і відділами, іншими виконавчими органами міської ради по галузях і напрямках на відповідних рівнях. Порядок взаємодії визначається цим Положенням та по­ложеннями про управління і  відділи, інші виконавчі органи міської ради.

           6.1.2. Координують взаємодію виконавчого комітету міський голова, перший заступник міського голови, секретар міської ради, заступники міського голови, секретар виконавчого комітету.

6.2. Порядок звернень виконкому міської ради, підприємств, організацій та установ до вищих органів державної виконавчої влади.

 

6.2.1. На розгляд Президента України, Комітетів Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств і відомств вносяться лише ті питання, вирішення яких законодавством України віднесено до їх компетенції. Питання, що порушуються перед центральними органами влади, подаються до відповідних суб’єктів влади.                                                                                                                

6.2.2. Звернення   до   інших  державних   органів   та   органів   місцевого самоврядування  усіх рівнів з різних адресних питань життєдіяльності територіальної громади, трудових колективів, органів самоорганізації населення та окремих громадян готуються секретарем ради, заступниками міського голови, секретарем виконавчого комітету, керівниками виконавчих органів міської ради і подаються  на підпис  міському  голові  або  заступнику міського  голови,  який виконує його обов’язки.

Після підписання і реєстрації документ направляється адресату.

У виключних випадках такі звернення можуть надіслати секретар ради, заступники міського голови, секретар виконавчого комітету з поміткою «За дорученням міського голови», а в разі відсутності міського голови – особою, яка виконує його обов'язки.

6.2.3. Підприємства, організації, установи з питань взаємодії звертаються в облдержадміністрацію через виконавчий комітет міської ради, а   в разі нереагування  останнього можуть безпосередньо звернутися до обл­держадміністрації.

 

7. Організація  роботи з кадрами

 

7.1.   Основним   завданням   роботи   з   кадрами   є   проведення   єдиної державної  політики   з   питань     служби   в   органі   місцевого   самоврядування,організація    роботи    щодо    укомплектування    виконавчих    органів    високо­кваліфікованими   працівниками,   підготовки,   перепідготовки  і  підвищення  їх кваліфікації, заохочення і контролю за роботою.

7.2.   У роботі з кадрами міський голова керується Законом України «Про  службу в органах місцевого самоврядування» та Кодексом законів про працю України,  указами  і  розпорядженнями  Президента України, Положенням  про роботу з кадрами в центральних і місцевих органах державної виконавчої влади, розпорядженнями голови облдержадміністрації, цим  Положенням та іншими нормативними актами.

7.3. Організація і забезпечення реалізації державної політики з питань роботи з кадрами та державної служби покладається на сектор
організаційно-кадрової роботи виконавчого комітету.

7.4. Міським головою затверджується штатний розпис працівників апарату Голопристанської міської ради, виконавчого комітету міської ради та штатний розпис працівниківвиконавчих органів міської ради.

7.5. У виконавчому комітеті міської ради формується кадровий резерв за поданням керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради.

7.6. Виконавчий   комітет   створює   умови   та   сприяє      навчанню   та підвищенню   кваліфікації   посадових   осіб   органу   місцевого   самоврядування, керівників    комунальних   підприємств,  установ    і    організацій,    які    належать   до    міської комунальної власності.

7.7. Прийняття на службу до органу місцевого самоврядування та звільнення здійснюється відповідно до вимог Законів  України  «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про   службу   в органах місцевого самоврядування», «Про засади запобігання і протидії корупції» та інших законодавчих актів.

 

8. Організація діловодства

 

          8.1. Діловодство у виконавчому комітеті міської ради ведеться згідно Інструкції з діловодства, яка затверджується у встановленому    законодавствомпорядку.

            8.2. Приймання   всіх   вхідних  документів   у   виконавчому комітеті  здійснює загальний відділ виконавчого комітету.

           8.3. Конверти, адресовані депутатам, громадським організаціям, не розкриваються і передаються безпосередньо адресатам.

Всі інші конверти з вхідними документами розкриваються начальником загального відділу, на документах проставляється реєстраційний штамп та передається спеціалісту загального відділу.

8.4. Одержані документи після розгляду  міським головою повертаються до спеціаліста загального відділу для перенесення тексту резолюції в журнал,  потім передаються за призначенням.     

8.5. Проекти    рішень,    розпоряджень,    листів    та    інших    документів перевіряються та візуються виконавцями і юридичною службою на предмет відповідності їх діючому законодавству, погоджуються секретарем виконавчого комітету.

8.6. Віддрукований матеріал перевіряється відповідальним за документ та передається на підпис секретарю виконавчого комітету, міському голові і подальше оформлення службового документу.

8.7. Підписані вихідні документи спеціаліст загального відділу реєструє, розсилає адресатам, копії чи оригінали документів формує у номенклатуру справ.

Начальник загального відділу організовує розсилку документу в 5-денний строк, якщо не обумовлені інші терміни.

8.8.   Підписані розпорядження   міського   голови з основної діяль-ності реєструються з додаванням літер «од», з особового складу  - літер «ос», відрядження – літер «вд» , відпустки – літер «вп».

8.9. Після зняття документу з контролю контрольна справа переводиться в архів загального відділу з терміном зберігання 5 років, після чого знищується згідно акту.

            8.10. Друкарські   роботи   виконуються  безпосередньо виконавцями, які готують документ, а також секретарем – друкаркою виконавчого комітету.

           8.11. Розмножувальні роботи забезпечує  сектор організаційно-кадрової роботи виконавчого комітету.

          8.12. Друкарські та розмножувальні роботи виконуються за трьома
категоріями терміновості: негайні, термінові, звичайні.

          8.13. Негайні, за наявності візи секретаря виконкому,
виконуються в строк до 3 годин, термінові протягом дня, звичайні з
візою начальника загального відділу - протягом двох днів.

        

9. Організація контролю і перевірки

виконання документів

 

          9.1. Відповідальність   за   організацію   і   стан    виконання   документів покладається на міського голову, заступників голови та секретаря виконавчого комітету у відповідності до розподілу обов'язків між ними, а також керівників відділів та управлінь виконавчого комітету міської ради.

          9.2. Питання   про   контроль   за   виконанням   документів   (необхідність контролю,    контроль   у   виконавчому комітеті   чи   структурному підрозділі)    визначається   міським  головою та його заступниками при розгляді вхідних документів чи при підготовці проектів рішень і розпоряджень.

            9.3. Контроль   за   виконанням      документів      виконавчим   комітетом здійснюється  шляхом  безпосередньої перевірки  стану справ з виконання рішень   на   місцях,   обговорення   питань  порядку  контролю   на  засіданнях виконкому,   періодичної  звітності   про виконання  рішень особами, на яких покладено контроль за виконанням того чи іншого рішення. Для здійснення належного контролю за виконанням документів особам, на яких покладено контроль, загальним відділом виконавчого комітету заводиться контрольна папка, яка наповнюється відповідною інформацією про хід виконання того чи іншого конкретного документу.

9.4Контроль за проходженням і строками виконання документів у виконавчому комітеті покладається на загальний відділ виконавчого комітету, а у відділах,управліннях, службах виконавчого комітету - на призначених для цього осіб.

           9.5. Робота   щодо   контролю   за   проходженням   і   строками   виконання документів у  виконавчому комітеті,  управліннях,  відділах і службах виконавчого комітету  здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства.

        9.6. Кожний  вівторок   на апаратній нараді при міському голові начальник   загального відділу доповідає про стан виконання документів, які знаходяться на контролі, також про виконання пропозицій, заяв, скарг громадян. Щоп’ятниці кожного тижня начальник загального відділу подає голові, секретарю виконавчого комітету перелік документів, не виконаних у встановлений строк, для вжиття заходів.

9.7. За п'ять днів до закінчення строку виконання документа начальник загального відділу інформує керівників відділів, управлінь, установ, організацій, на контролі яких знаходиться документ, про закінчення строку його виконання.

           9.8. Матеріали про виконання документів виконавці здають у
загальний відділ виконавчого комітету.

           9.9. За   необхідності   разом   з  довідками   про   виконання  документів
виконавці подають також проекти рішень, розпоряджень, відповідей на запити тощо.

           9.10. Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документи з контролю може лише та відповідальна особа, яка поставила його на контроль.

Пропозиції,  заяви  і  скарги  громадян  знімаються  з  контролю лише після остаточного їх вирішення.

 

10. Організація  прийому громадян,

розгляду пропозицій, скарг, заяв

 

          10.1. Прийом громадян у виконавчому комітеті проводиться щоденно (крім суботи, неділі)   міським головою,  заступниками голови та секретарем виконавчого комітету за спеціальним графіком відповідно до розпорядження міського голови.

           10.2. Попередній запис громадян на прийом проводить спеціаліст загального відділу виконавчого комітету.

           10.3. Розгляд пропозицій, заяв, скарг вважається закінченим лише тоді, коли заявнику і вищестоящій інстанції (в разі необхідності) надано відповідь про наслідки розгляду.

           10.4. Контроль за проходженням і строками розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян здійснюється спеціалістом по роботі зі зверненнями громадян загального відділу виконавчого комітету  міської ради  в порядку, передбаченому розділом  9 цього Положення.

 

11. Матеріально-технічне забезпечення

 

           11.1. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчого комітету здійснює секретар виконавчого комітету та завідувач господарства виконавчого комітету (у відповідності до фінансових розписів).

           11.2. Завідувач господарства:

          11.2.1. Здійснює заходи щодо утримання в належному стані приміщень виконавчого комітету, проведення поточного та капітального ремонтів, придбання та ремонту меблів, обладнання, оргтехніки, іншої апаратури.

11.2.2. Забезпечує працівників виконавчого комітету канцеляр-ським приладдям, папером, телефонним зв'язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями для зберігання документівавто-транспортом.

 

12. Режим роботи виконавчого комітету

 

12.1.  Робочий день працівників виконавчого комітету міської ради розпочинається о 8.00 годині і закінчується о 17.00 годині. Перерва на обід з 12.00 до 13.00 год.

12.2.   Ведення  табельного обліку відпрацьованого часу працівниками виконавчого комітету покладається на завідувача сектору організаційно-кадрової роботи виконавчого комітету.

12.3. Робота приймальні організовується з 8.00 до 17.00 годин, щоденно, крім суботи та неділі.

12.4. У святкові та неробочі дні організовується чергування за згодою відповідальних керівників і посадових осіб структурних підрозділів міської ради з 8.00 до 17.00 згідно затвердженого міським головою  графіка.

            12.5. Відповідальність за організацію чергування у приміщенні міської ради  покладається на секретаря виконавчого комітету.

           12.6. Прийом міським головою, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, секретарем виконавчого комітету посадових осіб зі службових питаньпроводиться у міру потреби.